Déménagement d’entreprise : comment bien s’organiser ?

Vous pensiez que le déménagement privé était un véritable calvaire? Attendez d’être en charge d’un déménagement d’entreprise. On ne veut pas vous faire peur, mais il y’en a des choses à organiser ! Sirelo vous accompagne étape par étape pour déménager vos bureaux sans tracas.

Les toutes premières étapes

Un déménagement d’entreprise ne se prend pas à la légère. Contrairement au déménagement privé, il ne vous implique pas simplement vous et votre famille. Vos salariés et vos collaborateurs sont également concernés. S’y prendre à l’avance pour éviter le chaos est essentiel.

Réfléchir bien à la décision de déménagement

Nous imaginons bien que vous déménagez pour une bonne raison – à part si vous êtes secrètement sadique, et vous voulez vous infliger et à vos employés beaucoup de stress, juste pour le plaisir…

Mais juste au cas où, un déménagement ne se fait pas sur un coup de tête – loin de là ! Vous devez avoir bien réfléchi aux raisons qui vous poussent à le faire. Vous êtes capables de formuler clairement les raisons de votre déménagement d’entreprise ? Alors vous êtes prêts à en parler au reste de votre équipe.

Communiquer de manière transparent

Bien évidemment, annoncer la décision a vos salariés est plus qu’important. Le plus tôt vous pouvez effectuer cette étape, le meilleur. Après tout, vous leur devez bien ça – vous n’êtes certainement pas le seul à ressentir un stress intense lors de l’annonce d’un déménagement.

Vos employés doivent savoir à quoi s’attendre, pour qu’ils puissent se préparer de leur côté et essayer de faire face à ce grand changement. Attendez-vous à avoir des salariés anxieux à l’annonce du déménagement de vos bureaux, soyez le plus transparent possible avec eux et rassurez les – ils en auront grandement besoin. Après tout, c’est toutes leurs habitudes que vous chamboulez !

Le pire scénario ? Que votre personnel s’oppose à ce déménagement. On ne veut pas vous ajouter du stress additionnel mais c’est possible, surtout si vous déménagez vos bureaux vers une nouvelle zone géographique. Un conseil – étudiez bien les contrats de travail avant d’annoncer la nouvelle, pour savoir si vous pouvez vous retrouver dans cette situation ou non.

personnes qui discutent demenagement d'entreprise

Prendre connaissance du contrat de bail

Si vous souhaitez déménager votre entreprise, vous devez faire part de votre décision 6 mois à l’avance à votre bailleur en lettre recommandée avec accusé de réception. Nous vous conseillons de vous de bien lire et vous renseigner sur le contrat de bail pour connaitre les conditions de résiliation.

Et si vous avez toujours des doutes, vous pouvez consulter cet article qui vous explique tout sur la résiliation d’un bail professionnel.

Trouver vos nouveaux locaux

Maintenant que vous avez prévenu votre bailleur de la résiliation de votre contrat, il est temps de commencer à rechercher les nouveaux locaux qui vous accueilleront vous et vos équipes.

Pour cette étape, deux éléments importants à prendre en compte particulièrement :

  • Établir un budget : critère numéro 1, n’est-ce pas ? Pensez bien au budget que vous souhaitez réserver pour vos nouveaux locaux. Prenez également en considération les différentes zones géographiques : déménager à Paris ou en banlieue ne vous coûtera certainement pas la même chose !
  • Créer une liste de priorités : de quoi avez-vous besoin essentiellement dans les nouveaux locaux ? Pensez aux besoins de l’activité de votre entreprise et créez une liste de caractéristiques à prioriser dans votre recherche.

Comment trouver ?

À la recherche de la perle rare ? L’endroit parfait pour vous et vos collaborateurs. Il faut se donner les moyens ! Voici plusieurs solutions que l’on vous conseille d’essayer (et n’ayez pas peur de les essayer en même temps pour augmenter vos chances 😉 ) :

  • Annonce sur un site immobilier : rédigez une annonce sur un site immobilier comme Geolocaux par exemple, et parcourez les annonces qui vous correspondent.
  • Agence spécialisée : Faites appel à une agence spécialisée qui peut vous aider à trouver vos futurs bureaux
  • Le réseau : N’hésitez pas à faire jouer votre réseau professionnel, on connait toujours quelqu’un qui a une connaissance qui peut nous aider. Ne passez pas à côté de cette occasion !

Nos conseils :

  • Cette étape nécessite beaucoup d’attention et de précision. Après avoir sélectionné les lieux qui vous intéressent le plus, visitez les locaux et surtout posez des questions.
  • Une fois votre choix fait, vous serez en période de négociation avec le bailleur : prenez le temps de bien négocier certains éléments de votre bail, et protégez-vous le plus possible avant tout engagement.
  • Pourquoi ne pas impliquer vos collaborateurs et vos employés? Montrez les plans, et visitez les locaux a plusieurs. Les impliquer plus dans le projet supprimera beaucoup d’appréhensions.

La planification du déménagement

Votre déménagement commence à se concrétiser, et votre stress ne fait qu’augmenter. Prenez une minute pour respirer ! Les premières étapes se sont plutôt bien passées, alors pourquoi pas la suite ? On s’assure de vous donner tous les moyens de le faire :

Établir un plan détaillé

Il est temps de créer votre cahier des charges pour réussir votre projet de déménagement d’entreprise. Il est si important car il permet une meilleure synchronisation de tous les intervenants. Surtout avec l’entreprise de déménagement que vous aurez choisi.

Besoin d’inspiration pour votre cahier de charge ? Voici ce que vous devez considérer :

  • Présentation et description de votre entreprise.
  • Accessibilité et plan de vos locaux actuels.
  • Le volume de votre déménagement et le détail des éléments à déménagement.
  • Le planning détaillé de l’exécution du déménagement.
  • L’encadrement du personnel – qui s’occupe de quoi tout simplement.
  • L’attestation d’assurance.
  • Les contraintes particulières, si vous en avez.

Comparer des devis de déménagement

Ça y est, le plan et la date du déménagement de vos bureaux ont été déterminés. Il est temps de trouver l’entreprise de déménagement qui vous accompagnera dans la suite de ce projet.

Comparer plusieurs devis de déménagement vous permettra de trouver le déménageur qui répondra parfaitement à vos besoins. La perle rare, un peu comme vos locaux !

Estimez le prix pour le déménagement de vos locaux

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Pas facile de comparer des devis de déménagement quand on ne s’y connait pas plus que ça. Notre article vous explique exactement ce que contient un devis de déménagement. Et en bonus, comment comparer les déménageurs !

Faire le tri

Le déménagement est généralement la bonne occasion de faire le grand tri dans vos bureaux. Vous devez tout emballer et mettre dans des cartons dans tous les cas, alors pourquoi ne pas se débarrasser des choses inutiles ou cassées ?

Vous devez penser aux :

  • Papiers et dossiers.
  • Meubles endommagés ou dont vous souhaitez vous débarrasser.

Le saviez-vous ? En faisant le tri, vous allez forcement diminuer le volume de votre déménagement, et donc le prix. On vous aura prévenu !

Pensez à la planète et donnez plusieurs vies à votre mobilier en passant par Adopte un Bureau pour les meubles que vous n’utilisez plus.

S’occuper des démarches administratives

Internet, téléphone, assurances, impôts, tellement de parties à contacter pour transférer et/ou résilier ses contrats… On vous facilite la tâche avec cette liste, vous serez sûrs de ne rien oublier :

  • Résilier ou transférer vos abonnements: téléphone, internet, électricité…
  • Contacter toutes les entreprises qui vous louent du matériel pour faire part de votre déménagement.
  • Prévenir de votre changement d’adresse aux administrations: Urssaf, sécurité sociale, caisse de retraite…
  • Réexpédier le courrier vers votre nouvelle adresse.
  • Résilier vos contrats d’assurance liés aux anciens locaux.
  • Changer l’immatriculation de votre entreprise a la préfecture et modifier le Kbis.
  • Informer les impôts de votre changement d’adresse.

Faire le ménage dans les locaux

On vous rassure, vous avez fait le plus gros ! Après avoir trier, organisé vos cartons, et jeté vos encombres, vous devez penser à faire le ménage pour votre état des lieux. Attention ! Le nettoyage de vos nouveaux locaux avant le déménagement est tout aussi essentiel. Ils contribueront à une première bonne image pour vos employés –plus rassurant !

Le conseil de Sirelo : vous envisagiez de passer par votre équipe de ménage habituel ? Il serait plus sûr de passer par une entreprise de ménage spécialisée, qui connait les normes d’un bail professionnel. Ça vous évitera beaucoup de tracas.

Le Jour J

Vous pensiez que cette date n’allait jamais arriver ? Et bien vous y êtes ! Voici quelques conseils pour le jour du déménagement de vos bureaux :

  • Veillez à ce que tous les cartons soient étiquetés pour faciliter la tache des déménageurs. Votre cahier de charge devra détailler le nombre de cartons de déménagement pour une meilleure organisation.
  • Organiser le déménagement durant un jour férié ou le weekend, pour ne pas perturber vos équipes et l’activité de votre entreprise.

Décorer les nouveaux locaux

Vous êtes finalement bien installés dans vos nouveaux locaux, mais il manque quelque chose.. Probablement de la déco !

Si vous avez de l’espace, pourquoi ne pas aménager un espace détente pour tout le monde par exemple ? Impliquez vos collaborateurs et employés et laissez les idées fuser sur la transformation de ces nouveaux locaux. Faites-en cet espace tout neutre, un endroit qui représente la culture de votre entreprise !

Nos derniers conseils

Nous espérons que cet article a pu vous aider dans ce gros projet, nous savons à quel point il peut être compliqué de déménager ses bureaux. Un dernier conseil ? Essayez d’impliquer vos collaborateurs et employés, et demandez leur avis dès que vous pouvez, ça vous assurera des équipes sereines au moins. Et qui sait ils auront des idées auxquelles vous n’auriez même pas pensé !

Sirelo vous souhaite bonne chance !